In manchen Unternehmen ist sie gang und gäbe: die morgendliche Krankmeldung per WhatsApp. Aber ist das überhaupt erlaubt? Und ist es aus Sicht eines Ausbildungsbetriebs ratsam, diese Art der Krankmeldung zu akzeptieren? Dazu kommt, dass
mittlerweile sogar die Möglichkeit besteht, sich seine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung online zu besorgen und per
WhatsApp an Sie weiterzuleiten. Im Klartext bedeutet das: Sie erhalten eine ärztliche Bescheinigung über die Krankheit des
Azubis, der nie einen Arzt besucht hat. Müssen Sie das akzeptieren?

Die sozialen Netzwerke beeinflussen nicht nur das Privatleben vieler Menschen, sondern auch Teile des Geschäftslebens. So ist WhatsApp in manchen Unternehmen bereits zum gängigen Kommunikationsmittel aufgestiegen. Ob das sinnvoll ist, muss vielfach angezweifelt werden – schon aus Datenschutzgründen. Dennoch müssen sich gerade Ausbildungsunternehmen der Realität stellen. Denn junge Auszubildende sind ständig in sozialen Netzwerken unterwegs und tendieren dazu, auch geschäftliche Angelegenheiten vorzugsweise über WhatsApp zu erledigen. 

Wie sieht es aber mit der Krankmeldung und mit der Krankschreibung aus? Darf dazu WhatsApp eingesetzt werden? Gibt es rechtliche, moralische oder sachlich begründete Grenzen?

Vorab geklärt: Unterscheiden Sie Krankmeldung und Krankschreibung

Um der Frage auf den Grund zu gehen, muss zunächst einmal darauf hingewiesen werden, dass es einen grundlegenden Unterschied zwischen einer Krankmeldung und einer Krankschreibung gibt. Es ist wichtig, dass Ihre Azubis diesen Unterschied kennen: Auszubildende müssen sich am 1. Tag ihrer Krankheit vor Arbeitsbeginn bei ihrem Ausbildungsbetrieb krankmelden, wenn sie krankheitsbedingt nicht in der Lage sind, zur Arbeit zu kommen. Das gilt auch, wenn an diesem Tag der Besuch in der
Berufsschule ansteht. Diese ist dann, wenn es die Schulordnung vorsieht, zusätzlich zu benachrichtigen.

Was Ihre Azubis wissen müssen
Ihre Auszubildenden haben sich am 1. Krankheitstag unverzüglich, also gleich morgens, krankzumelden. Das gehört zu ihren vertraglichen Pflichten.

Für die Krankschreibung, also die Ausstellung einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wegen der Erkrankung (für den sogenannten gelben Schein), gelten andere Regeln. Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz, das auch für Auszubildende gilt, hat der Auszubildende eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen, wenn die Erkrankung länger als 3 Arbeitstage dauert. Der Azubi sollte also spätestens am 3. Krankheitstag zum Arzt gehen, um dem Ausbildungsbetrieb die Krankschreibung rechtzeitig vorlegen zu können. Theoretisch ist dies auch noch morgens in aller Frühe am 4. Krankheitstag möglich, wenn der gelbe Schein anschließend sofort dem Ausbildungsbetrieb vorgelegt wird.

BITTE BEACHTEN SIE:

Von dieser Regelung gibt es Ausnahmen. So kann in einem Arbeits- oder Ausbildungsvertrag geregelt sein, dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits früher vorgelegt werden muss. Darüber hinaus können auch individuelle Vereinbarungen getroffen werden. Das bedeutet konkret, dass ein Ausbildungsbetrieb von einem einzelnen Azubi verlangen kann, die Krankschreibung bereits am 1. Tag der Krankheit vorzulegen.

Was Ihre Azubis wissen müssen
Es muss für jeden Einzelnen unmissverständlich klar sein, dass man spätestens am 4. Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vorlegen muss – es sei denn, es ist davon abweichend ein früherer Zeitpunkt vereinbart. Ist nichts Weiteres vereinbart, gilt das Entgeltfortzahlungsgesetz und damit eine Vorlage spätestens am 4. Krankheitstag.

Wie und an wen eine Krankmeldung erfolgen muss

Grundsätzlich ist zu empfehlen, dass ein Azubi, der aus Krankheitsgründen nicht im Ausbildungsbetrieb erscheinen kann, dies dem Unternehmen morgens telefonisch mitteilt. Die telefonische Mitteilung hat den Vorteil, dass hierbei ein unmittelbares Gespräch zwischen Azubi und einem Vertreter des Ausbildungsbetriebs stattfindet. Dann ist klar, dass sich der Auszubildende zum einen krankgemeldet und zum anderen, dass der Ausbildungsbetrieb dies zur Kenntnis genommen hat.

Bei einer elektronischen Meldung, etwa per E-Mail, gilt das nicht. Hat der Azubi eine E-Mail an den Ausbildungsbetrieb abgeschickt, weiß er nicht, ob diese pünktlich im Unternehmen eingegangen ist. Es passiert nicht oft, aber manchmal können sich E-Mails um Stunden oder sogar Tage verspäten.

Sollten Sie eine Krankmeldung per E-Mail akzeptieren, führen Sie hierzu klare Regelungen ein. Es muss klar sein, an welche E-Mail-Adresse der Azubi seine Krankmeldung zu senden hat. Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass diese E-Mail-Adresse jeden Morgen auf entsprechende Einträge hin gesichtet wird. Es ist auch möglich, speziell hierfür eine E-Mail-Adresse,
zum Beispiel unter dem Namen krankmeldung@unternehmensname.de, einzurichten.

BITTE BEACHTEN SIE:

Bedenken Sie bei der Einrichtung einer solchen E-Mail-Adresse und bei der Krankmeldung via E-Mail generell, dass die Hürden für Auszubildende, wegen einer geringfügigen Erkrankung, beispielsweise wegen eines harmlosen Schnupfens, krankheitsbedingt zu fehlen, eher niedrig liegen. Mit einer unpersönlichen Adresse, die
speziell für Krankmeldungen eingerichtet wurde, macht man es einem Azubi deutlich leichter. Ist der Auszubildende gezwungen, sich telefonisch krankzumelden, wird er das vielleicht noch genauer abwägen. Schließlich hinterlässt er bei seinem Chef/Ausbilder bzw. in der Personalabteilung durch den persönlichen Kontakt via
Telefon einen gewissen Eindruck.

Was Ihre Azubis wissen müssen
Ein Azubi hat sich nach dem zu richten, was Sie vorgeben. Verlangen Sie eine Krankmeldung per Telefon, muss er dem entsprechen. Wichtig ist, dass Sie hierzu eine Telefonnummer bekannt geben, die in den Morgenstunden garantiert besetzt ist. Jedem Azubi muss klar sein, dass er sich ausschließlich unter dieser Nummer (etwa der Personalabteilung oder in kleineren Unternehmen des Vorgesetzten) krankmelden muss. Erlauben Sie eine Krankmeldung per E-Mail, sollten Sie Ihren Auszubildenden die entsprechende E-Mail-Adresse bekannt geben und dafür sorgen, dass diese regelmäßig auf Posteingänge gecheckt wird.

WhatsApp, SMS und Co.: Erlaubt, verboten oder zu empfehlen?

Interessant wird es, wenn das Smartphone ins Spiel kommt. Am liebsten würden sich Auszubildende per SMS oder noch besser via WhatsApp krankmelden. Das hat in manchen Ausbildungsunternehmen schon Einzug gehalten. Aber ist das überhaupt rechtsgültig?

Das kommt darauf an, ob Sie bzw. der Ausbildungsbetrieb Ihren Azubis die Krankmeldung per WhatsApp ermöglichen. Ist das der Fall, dann müssen noch 2 weitere Voraussetzungen erfüllt sein:
1. WhatsApp muss bei Ihnen ein übliches und im Betriebsalltag genutztes Kommunikationsmittel sein.

2. Der Azubi muss seine Krankmeldung an eine persönliche Adresse, also beispielsweise die Mobilnummer seines Ausbilders, schicken. Eine Krankmeldung darf nicht in  einer WhatsApp-Gruppe abgesetzt werden. Denn auch wenn eine Person, die Krankmeldungen empfangen darf, Mitglied dieser Gruppe ist, kann ein Azubi nicht davon  ausgehen, dass diese berechtigte Person morgens die Kommentare auf Krankmeldungen durchsieht.

Ist WhatsApp zu empfehlen?
Ich rate Ausbildungsunternehmen grundsätzlich davon ab, ihren Auszubildenden zu gestatten, sich über WhatsApp krankzumelden. Gegen diese Kommunikationsplattform sprechen gleich mehrere Gründe: Zum einen macht man es dem Auszubildenden sehr leicht, sich krankzumelden. Morgens den Wecker auszuschalten und anschließend ein „Bin heute krank“ per WhatsApp abzuschicken – beides aus dem Bett heraus –, das ist sehr verführerisch. Zudem möchte ich den Datenschutz ins Spiel bringen. Es sollte jedem klar sein, dass WhatsApp-Nachrichten über amerikanische Server laufen. Damit ist höchst zweifelhaft, ob ein angemessener Datenschutz gewährleistet ist.

Neu im Jahr 2019: Fernkrankschreibung

Das Internet und die sozialen Netzwerke bringen weitere Herausforderungen, die auf Sie zukommen. So wurde im letzten Jahr vom deutschen Ärztetag das Fernbehandlungsverbot gelockert. Unter bestimmten Voraussetzungen ist damit eine Fernkrankschreibung möglich. Ein Hamburger Start-up-Unternehmen hat das als Chance erkannt und bietet unter der Internetadresse www.au-schein.de online Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen gegen eine Zahlung von 9 € an.

Das funktioniert folgendermaßen, allerdings ausschließlich bei Erkältungskrankheiten: Arbeitnehmer und Auszubildende haben die Möglichkeit, online Krankheitssymptome zu markieren. Anschließend fotografieren sie ihre Versichertenkarte und schicken das Bild an das Unternehmen. Diese Daten gehen weiter
an eine Ärztin in Schleswig-Holstein, wo eine Fernkrankschreibung bereits rechtlich ermöglicht worden ist. Diese Ärztin sichtet die Unterlagen, die auch von Arbeitnehmern aus anderen Bundesländern stammen können, und stellt eine ärztliche Bescheinigung aus. Diese erreicht den Patienten/Auszubildenden per WhatsApp und zusätzlich zeitversetzt im Original. Beides kann der Azubi an seinen Ausbildungsbetrieb weiterleiten.

BITTE BEACHTEN SIE:
Damit wurde eine Entwicklung angestoßen, die in anderen europäischen Ländern wie Großbritannien bereits seit Jahren praktiziert wird. Es gibt in der Tat gute Argumente dafür, den Arzt nicht aufzusuchen, sondern mit ihm nur über das Internet zu kommunizieren. Gerade, wenn sich der Patient schonen muss, kann ein anstrengender Arztbesuch negative Auswirkungen auf seine Genesung haben. Darüber hinaus gibt es in den Wartezimmern eine erhöhte Ansteckungsgefahr, die bei einer Onlinediagnose ebenfalls vermieden wird.

Auf der anderen Seite kann natürlich durchaus angezweifelt werden, ob der Patient tatsächlich krank ist bzw. ob ein Arzt diese Krankheit aufgrund der Übermittlung eines Fragebogens überhaupt beurteilen kann. Ungenauigkeiten, aber auch Betrugsfällen sind daher Tür und Tor geöffnet.

Warten Sie die Rechtsentwicklung ab
In jedem Fall bleibt es abzuwarten, wie sich die deutsche Rechtsprechung zu dieser neuen Praxis verhalten wird. Die ersten Gerichtsurteile werden zeigen, ob ein Vorgehen, wie es von diesem Start-up-Unternehmen in Kooperation mit einer Ärztin in Schleswig-Holstein praktiziert wird, aufrechterhalten werden kann. Momentan erscheint es möglich, dass Arbeitnehmer und Auszubildende auf diesem Wege bundesweit die Option haben, sich so kurzfristig krankschreiben zu lassen. Über die Rechtsentwicklung halten wir Sie auf dem Laufenden.

Konkret bedeutet das für Sie: Liegt Ihnen von einem Auszubildenden eine Krankschreibung vor, die über eine Ferndiagnose zustande gekommen ist, dann akzeptieren Sie diese zunächst. Weisen Sie den entsprechenden Auszubildenden allerdings darauf hin, dass er sich auf rechtlich dünnem Eis bewegt. Empfehlen Sie all Ihren Azubis daher dringend, sich in Zukunft Krankmeldungen auf der Basis eines Arztbesuches einzuholen, bis die rechtliche Situation geklärt ist.